Personvernerklæring

Sist oppdatert: november 2026. Behandlingsansvarlig: styret i Sosiolinjen, linjeforeningen for sosionomstudenter ved Høgskolen i Østfold.

Hvilke opplysninger vi lagrer

Når du registrerer deg som medlem, lagrer vi:

  • Navn
  • E-postadresse
  • Medlemstype (nåværende student eller alumni)
  • Passordet ditt - kun i kryptert (hashet) form; ingen kan lese det

Melder du deg på arrangementer, lagrer vi påmeldingen. Har du et verv i styret, lagrer vi hvilket. Vi lagrer aldri fødselsnummer, og vi samler ikke inn opplysninger utover det som trengs for å drive foreningen.

Påmelding uten konto

Noen arrangementer har åpen påmelding, der du melder deg på uten å være medlem. Da lagrer vi navn og e-post, og tidspunktet du samtykket. Du får en lenke der du kan melde deg av, og da slettes opplysningene straks. Ellers slettes de automatisk 7 dager etter arrangementet.

Matallergier og tilrettelegging

Enkelte arrangementer spør om matallergier eller behov for tilrettelegging. Dette er helseopplysninger, og vi lagrer dem bare hvis du selv oppgir dem og samtykker. De er bare synlige for dem i styret som arrangerer, og slettes automatisk 7 dager etter arrangementet. Du kan trekke samtykket ved å melde deg av.

Profil: arbeid og profilbilde

Du kan selv velge å oppgi arbeidsfelt, arbeidsgiver og stillingstittel. Bare styret ser dette, og det brukes til å finne og invitere medlemmer til faglige arrangementer - for eksempel sosionomer i barnevernet til et barnevernseminar. Du kan også laste opp et profilbilde. Vi fjerner all metadata fra bildet (som hvor det ble tatt). Styremedlemmer kan selv velge å vise bildet på Om oss-siden.

E-post fra foreningen

Når styret publiserer nyheter, arrangementer eller dokumenter, kan du få e-post om det. Du kan reservere deg mot hver type i profilen eller med lenken i e-posten. Viktige meldinger om selve medlemskapet - innkalling til årsmøte, vedtektsendringer, personvern og endringer i medlemskapet - går til alle medlemmer og kan ikke velges bort.

Oppslagstavla

Innlegg på oppslagstavla vises for andre medlemmer med navnet ditt og de profilopplysningene du selv har valgt å vise. Sletter du kontoen, fjernes innleggene fra tavla med en gang. De oppbevares deretter i et lukket arkiv i 12 måneder, som dokumentasjon dersom det kommer klager eller rettskrav. Bare IT-ansvarlig har tilgang til arkivet, og innleggene kan bare utleveres til deg selv (innsyn) eller til myndigheter med rett til innsyn. Hver utlevering logges. Etter 12 måneder slettes de automatisk.

Møter med eksterne deltakere

Inviteres du til et styremøte som ekstern deltaker (gjest, observatør eller innleder), lagrer vi navn, e-post, organisasjon og rollen din på møtet, og når innkallingen ble sendt. Bare styremedlemmer med ansvar for møter ser dette.

Fagstoff, kurs og simulering

  • Forskning: Melder du interesse for å delta i et forskningsprosjekt, deler vi navnet og e-postadressen din med forskeren - bare etter at du har samtykket. Meldingen slettes senest 30 dager etter fristen i utlysningen, og du kan trekke den når som helst.
  • Fagartikler: Sender du inn en fagartikkel, lagrer vi artikkelen og kontaktinformasjonen din for å vurdere den. Eksterne innsendinger som ikke publiseres, slettes etter tre måneder. Publiserte artikler blir stående med forfatternavnet.
  • Kurs: Vi lagrer fremdriften din, quizresultater og eventuelle kursbevis. Et kursbevis har en kontrollkode som hvem som helst kan sjekke for å se navn, kurs og dato.
  • Simulering: Vi lagrer påmeldingen din, gruppen og rollen du får. Etter gjennomføring er simuleringen bare synlig for styret.

Webmail og henvendelser til IT-ansvarlig

Styremedlemmer som bruker webmailen på epost.sosiolinjen.no, får lagret kontakter, innstillinger og innloggingslogger med IP-adresse på foreningens server. Ber du om nytt passord på en vervkonto, lagres det ønskede passordet kryptert. Bare IT-ansvarlig kan se det, hver visning logges, og det slettes når byttet er gjort - senest etter 7 dager. Det sendes aldri på e-post.

Hva opplysningene brukes til

Opplysningene brukes utelukkende til å administrere medlemskapet ditt og foreningens faglige tilbud: godkjenning, arrangementspåmelding, informasjon fra styret, fagstoff, kurs og simuleringstrening. Vi deler dem ikke med utenforstående og bruker dem ikke til markedsføring fra tredjeparter.

Hvor opplysningene lagres

Data lagres hos vår databaseleverandør Supabase på servere innenfor EØS. Selve nettsiden, bilder og opplastede filer ligger på en server i Norge. Innebygde videoer i kurs hentes fra YouTube (uten sporingskapsler der det er mulig) eller Vimeo når du spiller dem av. All trafikk mellom deg og portalen er kryptert (HTTPS).

Dine rettigheter

Du kan når som helst:

  • Se og endre opplysningene dine på profilsiden
  • Slette kontoen din - da slettes profilen, påmeldinger, kursfremdrift, kursbevis og interessemeldinger med en gang. Unntak: innlegg på oppslagstavla (lukket arkiv i 12 måneder, se over), publiserte fagartikler (forfatternavnet står), og navnet ditt i godkjenningslogger for protokoller og fagartikler du har godkjent, som må bevares for at dokumentene skal være etterprøvbare.
  • Kontakte styret for innsyn, retting eller spørsmål

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen bryter med personvernregelverket.

Samtykke

Ved registrering samtykker du til behandlingen beskrevet her. Samtykket kan trekkes tilbake ved å slette kontoen din.

Personvernerklæring – Sosiolinjen